Vodenje projektov


Vodenje projektov

SPLOŠNO O VODENJU PROJEKTOV

S pojmom projektno vodenje opredeljujemo skupek znanja in veščin, orodij in procesov vodenja, ki jih potrebujemo, da lahko uspešno izvedemo načrtovani projekt. Pri izvedbi projekta je pomembno učinkovito sodelovanje zastavljene projektne skupine in dobro načrtovanje projekta.

Razvoj družbe nalaga, da se organizacije vedno hitreje prilagajo in odzivajo na spremembe v okolju ter da povečujejo svojo učinkovitost. Eden od načinov, ki se je uspešno uveljavil kot instrument odzivanja na spremebe je projektno delo.

Vedno več dejavnosti se izvaja po načelu projektnega vodenja in nadaljni razvoj projektnega managementa je neizogiben in tudi javni naročniki pri nas se prilagajajo okoliščinam, zlasti iz razloga, ker sofinanciranje infrastrukture in/ali izvajanja storitev v javnem interesu s strani Evropske unije poteka po načinu projektnega dela. Pri tem se zlasti nagrajujejo projekti, ki so rezultat sodelovanja javnega in zasebnega sektorja. Obvladovanje veščin projektnega managementa torej postaja neizogibna karierna veščina in spretnost, ki jo razvija tudi ekipa Inštituta za javno-zasebno partnerstvo. Zlasti nam te veščine koristijo pri projektih, ko naročniki ali ponudniki s temi veščinami sami ne razpolagaja in z namenom uspešne realizacije projekta potrebujejo podporo tudi na tem področju.

TIPIČNE FAZE PROJEKTA

Projektno vodenje poteka v več fazah, ki so potrebne za izvedbo in zaključek načrtovanega projekta, pri čemer se opredelitve faz projeta pogosto razlikujejo med avtorji. Navajamo »tipične« faze, ki se pojavljajo pri večih avtorjih:

1. Začetek projekta:

  • analiza stanja, potreb in deležnikov;
  • okvirna zastavitev projekta;
  • opredelitev namena, ciljev, obsega, pričakovanih rezultatov, taktika izvedbe načrta in pričakovanih koristi;
  • vzpostavitev delovanja projektne skupine in projektne pisarne, razdelitev vlog projektne skupine;
  • izdelava dokumentacije.

2. Načrtovanje izvedbe projekta:

  • načrtovanje dejavnosti, njenega zaporedja, virov in možnosti izvedbe;
  • nadzor in načrt nadzorovanja med tekom projekta;
  • načrti po segmentih projekta;
  • načrt izvedbe in potrebnih virov, finančni načrt;
  • predvidevanje tveganj;
  • načrtovanje informiranja in komuniciranja med trajanjem projekta.

3. Izvedba projekta:

  • ravnanje v skladu s strategijami in politiko zastavljenega projekta, realizacija začrtanih metod in taktik, nadzor nad izvajanjem in evalvacija, preučitev kritičnih dejavnikov, v kolikor je to potrebno, nadzor in vključitev morebitnih sprememb;
  • izvajanje sprotnega nadzora, preverjanje vmesnih rezultatov, preučitev porabljenega časa v primerjavi s planom, stroškov, kakovosti, morebitnih tveganj, oddaja sprotnih poročil o opravljenim delu;
  • testiranje učinkovitosti, napredka in prilagajanja glede na potek in potrebe projekta.

4. Zaključek projekta:

  • oddaja končnega poročila, skupaj s finančnim delom v predpisanem roku in v zahtevani obliki ter upoštevaje predpisano vsebino;
  • vključitev in obrazložitev opravljenih aktivnosti in doseženih rezultatov projekta;
  • priloga dokazil o opravljenih aktivnostih in doseženih rezultatih.

 

vodenje-projekta

 

Za učinkovito izvedbo projekta od začetka do konca je potrebno izvesti več faz projekta, ki so identificirane zgoraj in zajemajo zlasti organizacijo v obliki priprave aktivnosti in potrebnih virov v medsebojni povezavi v ciljno usmerjenem procesu projekta, koordinacijo projekta in v skladu s tem usklajeno delovanje vseh aktivnosti k skupnemu končnemu cilju, kontroliranje v obliki preverjanj poteka del in doseganju ter spremljanju vmesnih in končnih ciljev ter vrednotenje in ocenjevanje s spremljanjem in interpretacijo doseženih rezultatov zastavljenega projekta.

Treba je opozoriti, da projektno vodenje načeloma sicer poteka po zgoraj predstavljenem ciklu, vendar v praksi le redkokdaj oz. izjemoma pride do realizacije projekta brez odstopanj od načrta izvedbe projekta, zato je strokovno vodenje in s tem sposobnost sprotnega usklajevanje ter prilagajanja dejanskim okoliščinam in vmesnim rezultatom za samo izvedbo projekta odločilnega pomena.

Pri projektnem vodenju je potrebno natančno opredeliti, kako bo delo potekalo, preučiti interakcijo med zastavljenimi nalogami in določiti odgovornost posameznikov za določen segment projekta.

NALOGE VODJE PROJEKTA

Za učinkovit zagon in izvedbo projekta je odgovoren vodja projekta, ki v ta namen izvaja naslednje zlasti naloge:

  • planiranje vmesnih ciljev;
  • omejitev in opredelitev delnih nalog;
  • planiranje poteka del;
  • planiranje kadrov za realizacijo projekta;
  • organizacija izvedbe projekta;
  • ocena sredstev za izvedbo projekta;
  • določanje rokov;
  • planiranje načina financiranja projekta.

V okviru projektnega vodenja se izvaja integracijsko vodenje in upravljanje, pravljanje vsebine in obsega ter nadzor nad njima, časovno načrtovanje aktivnosti (terminski načrt), upravljanje stroškov, upravljanje kakovosti, upravljanje človeških virov in upravljanje tveganj in nadzor nad njimi.

Med samim izvajanjem projekta je potrebno ves čas dosledno izvajati nadzor, saj lahko le tako sprotno ugotavljamo dejanska odstopanja kriterijev projekta od planiranih. Če se med izvajanjem pojavijo odstopanja, je potrebno nemudoma prilagoditi plan izvajanja projekta tako, da bo ustrezal nastali situaciji. Pri nadzoru preverjamo vse kazalnike projektnega vodenja, saj je le-tako mogoče zagotoviti pravočasen odziv.

Stran http://pppforum.si uporablja piškotke. Z uporabo strani se strinjate z uporabo piškotkov. Več o piškotkih